Respuesta corta: tres bloques de documentos
Antes de autorizar una reforma, el ayuntamiento pide tres bloques de documentos. El primero, quién y dónde: datos del solicitante, título sobre el inmueble, referencia catastral. El segundo, qué se hace: memoria de las obras, planos del estado actual y reformado, presupuesto y, en obras de entidad, proyecto técnico firmado. El tercero, lo complementario: autorización de la comunidad si se tocan elementos comunes, documentación de residuos y pago de tasas e impuesto de construcciones.
La lista exacta y actualizada de cada procedimiento la publica el propio ayuntamiento, y cambia según el tipo de obra, la dirección y si el edificio está protegido. Qué licencia necesita su proyecto lo explicamos en otra guía; aquí hablamos de los papeles.
Documentos del solicitante y del inmueble
DNI o NIE del propietario. Si presenta otra persona, por ejemplo el contratista o un gestor, hace falta la autorización de representación. Si el propietario es una sociedad, se añaden sus escrituras y los poderes de quien firma.
La titularidad se acredita con la escritura o una nota simple del Registro. Si reforma un inquilino, necesita autorización escrita del propietario. La referencia catastral hay que comprobarla: un dígito equivocado y la solicitud corresponde al piso de al lado.
Con propietarios extranjeros es frecuente un NIE antiguo con una transliteración del apellido distinta a la de la escritura. Conviene revisarlo antes, para no tener que explicar la discrepancia una vez presentado.
Memoria, planos y presupuesto
La memoria dice qué se hace, en lenguaje técnico sencillo. Los planos muestran el estado actual y el reformado cuando cambia la distribución. Las fotos recogen el estado existente y, si se actúa en fachada o balcón, también la vista desde la calle.
El presupuesto sirve de base para calcular el impuesto de construcciones y las tasas. Rebajarlo no tiene sentido: el coste final puede comprobarse al terminar y el impuesto se regulariza. Los importes dependen de las ordenanzas municipales y los confirma el ayuntamiento.
La exigencia principal para los tres documentos es que coincidan entre sí y con lo que después habrá en obra.
Documentación técnica para obras de entidad
Si la obra afecta a la estructura o a instalaciones comunes, o el procedimiento exige proyecto técnico, firma el expediente un profesional competente: arquitecto, arquitecto técnico o ingeniero, según el tipo de obra. Quién puede firmar lo tratamos en otra guía.
Ese expediente incluye proyecto o memoria técnica, cálculo de estructura si hace falta, documentación de seguridad y salud en obra y, en algunos casos, visado colegial. En edificios protegidos se suman requisitos de patrimonio y la lista se alarga.
Documentación complementaria
Autorización de la comunidad de propietarios, con acta de junta o permiso por escrito, si se tocan elementos comunes, fachada o cubierta. Documentación de gestión de residuos de construcción: en Cataluña se revisa con atención, y la forma y la posible fianza las confirma el ayuntamiento.
Un contenedor en la calle, un andamio o un montacargas necesitan un permiso aparte de ocupación de vía pública. Es otra solicitud y se olvida a menudo: la obra está autorizada, pero no hay dónde poner el contenedor.
Por qué se requiere subsanar la solicitud
Los planos del estado actual no coinciden con la realidad: se copiaron de un plano antiguo de venta y los tabiques hace años que están en otro sitio. Falta la autorización de representación. El presupuesto no cuadra con el alcance descrito. No está la autorización de la comunidad cuando se necesitaba. No hay fotos. Se eligió el procedimiento equivocado.
Cada requerimiento son semanas. Sale más barato dedicar un día más a revisar el expediente antes de presentarlo que esperar una segunda revisión.
Cómo lo organizamos
Reunimos el expediente con el técnico responsable, seguimos el trámite hasta la resolución y le informamos de cada requerimiento del ayuntamiento. Del contenido técnico del proyecto responde el técnico. En locales comerciales, a la documentación de obra se suma la licencia de actividad: en el centro de psicología infantil de 250 m² en el Eixample, la legalización de la actividad sanitaria fue parte del mismo proyecto que la reforma.
Para empezar necesitamos su DNI o NIE, la escritura o nota simple, el contacto del administrador de la finca y acceso al piso para medir. Respondemos en menos de una hora, en castellano y en ruso.