Cómo comprobar una empresa en media hora
El NIF y la existencia legal de una empresa se comprueban con fuentes públicas en una media hora: el BORME, una nota simple del Registro Mercantil y el Registro Público Concursal. Lo mínimo antes de firmar es verificar que la razón social, el NIF y el domicilio del presupuesto coinciden con el registro, y que la cuenta donde va a pagar está a nombre de esa misma empresa.
A continuación, los pasos por orden. Cada uno lleva unos minutos y no hace falta un abogado.
Qué dice el propio NIF
El NIF de una sociedad española empieza por una letra, seguida de siete cifras y un carácter de control. La letra indica la forma jurídica: B para una sociedad limitada (SL, incluida la SLU, de socio único) y A para una sociedad anónima (SA). Si lo que le dan es un DNI o un NIE, está tratando con un autónomo, no con una sociedad.
Ser autónomo es perfectamente legal, pero responde con su patrimonio personal y su historial es más difícil de comprobar en registros. En una reforma de un piso en el Eixample o de una casa en Castelldefels, conviene tenerlo en cuenta.
El número en sí no dice si la empresa está activa hoy. Para eso están los registros.
Paso 1. Compare los documentos entre sí
Coja el presupuesto, el borrador de contrato y, si las hay, las facturas. La razón social completa, el NIF y el domicilio fiscal deben coincidir en todos. El nombre comercial puede ser distinto de la razón social, y es normal, pero detrás siempre tiene que haber una sociedad concreta con su NIF.
Si el presupuesto solo lleva un logotipo, un nombre de pila y un teléfono, pida los datos fiscales por escrito. Una empresa seria se los envía ese mismo día. Una respuesta evasiva ya es información.
Paso 2. BORME y Registro Mercantil
En el BORME, dentro de la web del BOE, puede buscar gratis por el nombre de la sociedad y ver lo que se ha publicado sobre ella: fecha de constitución, nombramientos y ceses de administradores, cambios de domicilio y de denominación, disolución. Fíjese en la historia. Una sociedad creada hace tres meses que ya ha cambiado dos veces de nombre y de administrador merece más preguntas que una que lleva años con el mismo nombre.
La nota simple del Registro Mercantil se pide por internet por un importe pequeño. Muestra la situación actual de la sociedad, sus administradores y si deposita las cuentas anuales. Una empresa que lleva años sin depositarlas es una señal de alerta. Si las deposita, verá el orden de magnitud de su facturación. Un contratista que factura al año menos que el importe de su obra puede no tener músculo financiero para llevarla.
Paso 3. Deudas y concurso
En el Registro Público Concursal se consulta por NIF si la empresa está en concurso de acreedores. Firmar un contrato con anticipo con una empresa en esa situación es mala idea.
Pida al contratista los certificados de estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social. La empresa los obtiene ella misma en pocos minutos. Para las empresas de construcción que trabajan en cadenas de subcontratación existe el Registro de Empresas Acreditadas (REA), y también puede pedir que le enseñen su inscripción.
El número en el sistema europeo VIES solo aparece si la empresa está dada de alta en el registro de operadores intracomunitarios. Que no figure no significa nada malo por sí solo.
Quién firma y adónde paga
El contrato debe firmarlo el administrador de la sociedad o una persona con poder notarial. El nombre del administrador figura en la nota simple. Si firma «el gerente», pregunte con qué poderes.
Revise la cuenta bancaria para los pagos. Tiene que estar a nombre de la misma sociedad que aparece en el contrato. Que le pidan ingresar el anticipo en la cuenta personal del administrador o en la de otra empresa es una señal seria, igual que proponer pagar en efectivo. Sobre eso tenemos una guía aparte.
Lo que esta comprobación no le dirá
Los registros confirman que la empresa existe, quién la dirige y si está en concurso. No dicen nada de la calidad de sus obras, de su seguro de responsabilidad civil ni de sus referencias reales. Esos son los siguientes pasos, y cada uno tiene su propia guía.
A nosotros puede comprobarnos de la misma manera. La sociedad es BCNYARD, SLU; los datos están en la página «Sobre nosotros» y en el contrato. Los pagos se hacen por contrato, por fases y a la cuenta de la empresa. Envíenos su solicitud y le respondemos en menos de una hora.