En breve: las cuatro preguntas del informe
Un informe de avance tiene que responder a cuatro preguntas: qué se ha hecho en el periodo en cada zona, qué se hará después, qué decisiones necesita de usted y para cuándo, y cómo van presupuesto y calendario. Si falta una respuesta, el informe se queda en «todo va bien» y no permite decidir nada.
La frecuencia se pacta según el proyecto, normalmente semanal, y más a menudo cuando se cierran trabajos ocultos o llegan suministros grandes. El formato puede ser sencillo, un correo o un mensaje con fotos. Lo que importa es la estructura, no la extensión.
Lo hecho: por zonas y con fotos
Lo hecho se describe por estancias, no en una lista general. El piso Urgel en el Eixample, de 109,80 m², tiene cuatro dormitorios, dos baños, cocina abierta al salón y pasillo. En un informe de un piso así, cada zona tiene su línea: baño 1, impermeabilización colocada y prueba de agua superada; cocina, electricidad tendida, pendiente del enlucido.
Lo que está a medias se indica aparte. Un alicatado al 80% parece casi terminado, pero sin rejuntado, sellado y sanitarios todavía no es un resultado. Cada zona lleva sus fotos, y los trabajos ocultos, fotos antes de cerrar con el marcaje visible.
Qué viene: plan y suministros
La segunda parte es el plan para las próximas una o dos semanas: qué trabajos empiezan, cuáles terminan, qué suministros llegan. Así ve con antelación cuándo le conviene estar en obra, por ejemplo para revisar trabajos ocultos o aprobar muestras.
Aquí entran también las dependencias. Si el mueble de cocina está encargado y las paredes aún no están enlucidas, el informe indica cuándo será la medición definitiva y cuándo la fábrica empezará a producir. Si un suministro se retrasa, se dice enseguida, junto con lo que cambia en el calendario.
Sus decisiones: con opciones y plazo
La parte más útil del informe es la lista de lo que tiene que decidir usted. Para cada punto: de qué se trata, las opciones, las consecuencias de cada una y el plazo a partir del cual la decisión empieza a frenar la obra. Por ejemplo: «Color de junta en el baño 2, dos opciones en foto, respuesta antes del jueves o el alicatador pasa a otra obra».
Lo que resuelve la cuadrilla por su cuenta no entra en esta lista, para no saturarle. Una lista de preguntas sin contexto frena la obra tanto como la falta de información: no sabe qué es urgente y qué puede esperar.
Dinero, cambios y riesgos
La parte económica muestra tres cosas por separado: el presupuesto acordado, los cambios aprobados con su precio y los cambios que se están hablando pero aún no están aprobados. No deben mezclarse: si se mezclan, al final nadie recuerda de dónde sale la diferencia.
En una línea aparte, los riesgos: qué apareció al abrir que no se veía en la visita y qué puede suponer en precio y plazo. En nuestras obras el pago va por fases según contrato, y el informe indica qué fase está cerrada y qué falta para la siguiente. Así paga por lo que ve hecho.
Si está lejos de Barcelona
Si lleva la reforma viviendo en otro país o en otra ciudad, el informe pasa a ser su principal forma de ver la obra. Un único responsable escribe en ruso o en castellano, así que las preguntas no se pierden entre cuadrilla, subcontratistas y usted.
Acuerden tres cosas desde el principio: el día de la semana del informe, el canal de comunicación y cómo se tratan los avisos urgentes que necesitan respuesta en el día. Y pida que cada informe lleve un enlace a la carpeta de fotos por zonas. Al cabo de un mes tendrá una visión completa de la obra aunque no haya ido ni una vez.